Hier wird Ihnen geholfen!
Damit Sie als Gastgeber schnell zu einer Lösung kommen, haben wir Ihnen die wichtigsten Fragen mit den dazugehörigen Antworten zum Meldewesen und Meldesytem gesammelt. Hier erhalten Sie einen sehr guten Überblick zu dem gesamten Thema!
Zu Beginn finden Sie ein informatives Video zum AVS System! Sofern Sie mit diesem System arbeiten werden viele Fragen in diesem Turorial geklärt!
Falls Ihre Frage hier nicht beantwortet werden konnte, stehen wir Ihnen auch gerne telefonisch unter 06591 13 3050 oder per Mail unter meldesystem@gerolsteiner-land.de zur Verfügung!
AVS Tutorial
Allgemeines:
Abrechnung und rechtliche Fragen
Für Fragen zur Abrechnung des Gästebeitrags und rechtliche Belange wenden Sie sich bitte an die Verbandsgemeindeverwaltung Gerolstein. Ihre Ansprechpartnerinnen sind Frau Kreutz und Frau Hoffmann unter gaestebeitrag@gerolstein.de | Tel.: 0 65 91 13 18 10.
Meldesystem und Gästekarte
Für Fragen zum manuellen oder digitalen Meldeverfahren und zur Gästekarte wenden Sie sich bitte an Frau Wiesen oder Frau Weimer unter meldesystem@gerolsteiner-land.de | Tel.: 0 65 91 13 3050.
Fragen zum Gästebeitrag:
Der Gästebeitrag ist eine kommunale Tourismusgebühr, die vorrangig zur Finanzierung der touristischen Erlebniseinrichtungen, Veranstaltungen und Infrastruktur dient.
Der Gästebeitrag wird von Gästen privater und gewerblicher Unterkünfte innerhalb der Verbandsgemeinde Gerolstein gezahlt. In der Verbandsgemeinde Gerolstein sind Personen ab dem sechsten Lebensjahr beitragspflichtig. Ausgenommen von der Beitragspflicht sind alle Gäste im Alter von 0-5 Jahren oder die zu Geschäfts- oder Bildungszwecken in einer Unterkunft übernachten.
Hinweis: Personen mit besonderen Bedürfnissen/ Beeinträchtigungen sind nicht beitragsbefreit.
Der Gästebeitrag wird pro Nacht und beitragspflichtiger Person berechnet.
Der Gästebeitrag gilt seit dem 01.01.2024 und wird auf Grundlage der Gästebeitragssatzung der Verbandsgemeinde Gerolstein vom 13.10.2023 erhoben. Ergänzend hierzu gelten für die Stadt Hillesheim (mit den Stadtteilen Bolsdorf und Niederbettingen) und die Ortsgemeinde Stadtkyll (inkl. Ortsteil Schönfeld) weitere Beitragssatzungen vom 01.01.2024.
Aufgrund der verschiedene Beitragssatzungen ergeben sich verschiedenen Beitragszonen innerhalb der Verbandsgemeinde Gerolstein.
Diese sind wie folgt aufgeteilt:
- Unterkünfte mit der Zuordnung Verbandsgemeinde Gerolstein erheben einen Gästebeitrag von 0,75 Euro pro Übernachtung und beitragspflichtiger Person.
- Unterkünfte mit der Zuordnung zur Stadt Hillesheim(inkl. Stadtteile Bolsdorf und Niederbettingen) erheben einen Gästebeitrag von 1,50 Euro pro Übernachtung und beitragspflichtiger Person.
- Unterkünfte mit der Zuordnung zur Gemeinde Stadtkyll(inkl. Ortsteil Schönfeld) erheben einen Gästebeitrag von 1,50 Euro pro Übernachtung und beitragspflichtiger Person.
- Unterkünfte, die dem Tourismusverein Vulkaneifel e.V.angehören erheben einen Gästebeitrag von 1,50 Euro pro Übernachtung und beitragspflichtiger Person.
Die Betreiber von Unterkünften sind laut der Gästebeitragssatzung der Verbandsgemeinde Gerolstein dazu verpflichtet den Gästebeitrag einzuholen und an die Verbandsgemeinde Gerolstein zu überführen. Die Gästebeitragssatzung beruht auf der Gemeindeordnung (GemO) und dem Kommunalabgabengesetz (KAG).
Die Verpflichtung zur Mitwirkung ergibt sich für Unterkunftsbetreiber automatisch, ohne dass es zu vertragsrechtlichen Abschlüssen kommen muss. Eine Befreiung von dieser Pflicht ist nicht möglich.
Unabhängig von Vertragsregelungen mit der Touristik GmbH Gerolsteiner Land gilt die gesetzliche Mitwirkungspflicht am Meldewesen. Dies gilt für alle Unterkunftsbetriebe in der Verbandsgemeinde Gerolstein gemäß Gästebeitragssatzung.
Als Betreiber einer Unterkunft sind Sie verpflichtet den Gästebeitrag von Ihren Gästen einzuholen. Zum Ausgleich eines nicht gezahlten Beitrags können Sie jedoch nicht verpflichtet werden. Sollte ein Gast die Zahlung verweigern, muss dies an die Verbandsgemeindeverwaltung Gerolstein übermittelt werden.
Fragen zur Meldepflicht für Beherbergungsbetriebe:
Beherbergungsbetriebe in Deutschland, einschließlich Hotels und Ferienwohnungen, sind rechtlich verpflichtet, bestimmte Informationen ihrer Gäste zu erfassen und an Ermittlungs- und Verwaltungsbehörden weiterzuleiten. Die Meldepflicht besteht unabhängig davon, on Sie privat oder gewerblich Vermieten. Weitere Informationen: BMG - nichtamtliches Inhaltsverzeichnis (gesetze-im-internet.de)
Laut Bundesmeldegesetz sind alle Gäste einer Unterkunft meldepflichtig, auch wenn diese von der Zahlung des Gästebeitrags befreit sind. Ein Meldeschein, egal ob digital oder manuell, muss somit für jeden Gast ausgefüllt und von diesem mit einer Unterschrift signiert werden.
Für Unterkunftsbetreiber, die ihrer Meldepflicht nicht nachkommen, wird die Verbandsgemeindeverwaltung gemäß der gültigen Gästebeitragssatzung eine Schätzung der Übernachtungen von beitragspflichtigen Gästen vornehmen und den festgesetzten Betrag in Rechnung stellen.
Die Übermittlung der Gästemeldungen an die Verbandsgemeinde Gerolstein ersetzt nicht die Meldungen an das Statistische Landesamt Rheinland-Pfalz.
Für die Gästemeldung können Sie derzeit ein manuelles/analoges oder digitales/elektronisches Meldeverfahren nutzen. Eine Kombination aus beiden Verfahren ist nicht zulässig. Mittelfristig soll nur noch das digitale Meldeverfahren durchgeführt werden.
Ja, alle Gäste müssen über das manuelle oder digitale Meldeverfahren erfasst werden. Die Geschäfts- und Bildungsreisenden erhalten keine Gästekarte und kein Couponheft mit Vorzugsleistungen.
Fragen zum manuellen Meldeverfahren:
In den drei Tourist-Informationen der Ferienregion Gerolsteiner Land erhalten Sie ein dreiseitiges Durchschreibeformular, den manuellen Meldeschein. Dieser wird von Ihnen oder Ihren Gästen handschriftlich ausgefüllt.
Mit der Ausfüllung der ersten Seite wird gleichzeitig die letzte Seite gefüllt, welche die GeroCard (Gästekarte) enthält. Diese und das Couponheft händigen Sie dem Gast aus.
Die erste Seite verbleibt bei Ihnen. Bewahren Sie diese für ein Jahr unter Wahrung der gesetzlichen Datenschutzvorgaben auf und vernichten Sie diese anschließend innerhalb einer Frist von drei Monaten.
Um die Abrechnung mit der Verbandsgemeinde Gerolstein zu ermöglichen, muss für jedes Quartal ein vorgegebenes Abrechnungsformular ausgefüllt und an die Verbandsgemeindeverwaltung übermittelt werden. Auf dieser Basis wird eine Rechnung über die Quartalssumme des Gästebeitrags erstellt, so dass Sie den Betrag überweisen können. (Link zur quartalsmäßigen Abrechnung)
Die Meldescheine und Abrechnungsformulare erhalten Sie in allen drei Tourist-Informationen Gerolstein, Hillesheim und Stadtkyll. Nur die Abrechnungsformulare können Sie auch hier herunterladen.
Der Meldeschein wird von Ihnen als Unterkunftsbetreiber oder vom Gast selbst ausgefüllt. Achten Sie bitte auf die Vollständigkeit und Korrektheit der angegeben Daten.
Nein, Sie müssen nicht für jeden Gast einen eigenen Meldeschein ausfüllen. Sie können die Anzahl der Begleitpersonen in einem Extrafeld eintragen. Wenn beispielsweise eine Familie mit 4 Personen anreist, müssen Sie den Meldeschein mit den Daten der Hauptperson ausfüllen und bei der Gesamtpersonenzahl 4 eintragen.
Die erste Seite verbleibt bei Ihnen als Gastgeber.
Die zweite Seite inklusive der GeroCard erhält der Gast.
Der Meldeschein muss unter Wahrung der gesetzlichen Datenschutzrichtlinien ein Jahr aufbewahrt und danach innerhalb einer dreimonatigen Frist vernichtet werden.
Das Abrechnungsformular muss bei der Verbandsgemeindeverwaltung Gerolstein eingereicht werden. Sie können diese per Post oder E-Mail einreichen. Verbandsgemeindeverwaltung Gerolstein
Fachbereich I - Organisation und Finanzen
Kyllweg 1
54568 Gerolstein
oder
gaestebeitrag@gerolstein.de
Die Abrechnungsformulare (und Meldescheine) müssen nach jedem Quartal bis zum 15. des Folgemonats eingereicht werden. (15. April, 15.Juli, 15 Oktober, 15. Januar).
Buchungen, die ein Quartal überschreiten werden im darauffolgenden Quartal von der Verbandsgemeinde Gerolstein berechnet.
Leider ist eine Kombination beider Meldeverfahren nicht möglich, da es sonst zu Doppelmeldungen kommt.
Fragen zum digitalen Meldewesen:
Sie benötigen einen Computer oder Tablet-PC mit angeschlossenem Drucker und einen Internetzugang. Ferner sollten Sie in der Lage sein, die ausgedruckten Meldescheine und Gästekarten ihren Gästen in der Unterkunft übereichen zu können. Sofern Ihnen eine gütige E-Mail Adresse des Gastes vorliegt können Sie die Gästekarte auch durch das Modul der DigiCard to go und des SelfCheck-ins per Mail zuschicken.
Mit Ihren Zugangsdaten können Sie sich im digitalen Meldesystem AVS-Meldeschein Version 7.15 anmelden.
Sobald Sie im linken Seitenmenü die Option „Anlegen“ auswählen, öffnet sich die Eingabemaske zur Erhebung der Daten. Blaue Felder sind Pflichtfelder, graue Felder optional. Nur wenn alle Pflichtfelder ausgefüllt wurden, können Sie einen Meldeschein anlegen und ausdrucken. Sichern Sie die Meldedaten durch Klick auf die Schaltfläche „Speichern“ unten links im Sichtfeld.
Im unteren rechten Bildbereich wird Ihnen anschließend die Option „Ausdruck“ angezeigt. Klicken Sie darauf und sofort wird der Meldeschein als PDF-Datei im Download-Ordner ihres Computers gespeichert und kann geöffnet werden. Je nach Systemeinstellungen ihres Computers wird das Dokument automatisch nach dem Speichern angezeigt und kann auf vorgefertigten Druckvorlagen ausgedruckt werden. Auf der Druckvorlage sind die Gästekarten und der Meldeschein angelegt. Die Gästekarten können nach dem Druck einfach abgetrennt werden.
Sofern Ihnen eine gültige E-Mail Adresse des Gastes vorliegt können Sie die Gästekarte auch ganz bequem per Mail zuschicken. Fügen Sie dafür die E-Mail Adresse in der entsprechenden Zeile ein. Klicken Sie dann auf "DigiCard to go". Hier erscheint nun ein Häkchen. Im Anschluss speichern Sie den Meldeschein. Unten rechts erscheint nun ein blaues Feld "Versand DigiCard to go". Dies muss angeklickt werden und die Gästekarte wird spätestens 5 Tage vor Anreise an den Gast verschickt.
Die Meldedaten werden automatisch an die Verbandsgemeindeverwaltung Gerolstein übermittelt. Diese erstellt am Quartalsende auf Basis dieser Daten die Gästebeitragsrechnung und schickt Ihnen diese mit der Bitte um Begleichung zu.
WICHITGER HINWEIS: Bitte beachten Sie, dass der Meldeschein ein offizielles, behördliches Dokument ist und mit den Gästekarten nur auf dem speziellen Vorlagenpapier ausgedruckt werden darf, ansonsten wird die Gültigkeit der Dokumente nicht anerkannt!
Die Papiervorlagen erhalten Sie in den Tourist-Informationen Gerolstein, Hillesheim und Stadtkyll. Die Ausgabemenge der Papierbögen wird im Meldesystem dokumentiert und nicht mehr verwendbares Papier muss aus Nachweiszwecken wieder an die Touristik GmbH Gerolsteiner Land zurückgegeben werden.
Fragen zum digitalen Meldeverfahren und -system können Sie ausschließlich an die Touristik GmbH Gerolsteiner Land richten.
Sie erreichen uns unter meldesystem@gerolsteiner-land.de | Tel.: 06591 13 3050
Grundsätzlich müssen alle Meldedaten im System eingetragen werden, die das Bundesmeldegesetz vorschreibt. Damit Sie die Gästekarten und den Meldeschein ausdrucken können, reicht es erst einmal aus die blauen Pflichtfelder im Meldesystem auszufüllen.
- In der obersten Menüleiste des Meldesystems links außen finden Sie eine Schaltfläche „Handbuch“. Durch Klicken auf die Schaltfläche öffnen Sie das Bedienungshandbuch für das digitale Meldesystem der AVS GmbH.
- Über den Link können Sie sich ein Anleitungsvideo der AVS GmbH mit den wichtigsten Bedienungsmerkmalen des Meldesystems anschauen.
Die Druckvorlagen erhalten Sie in den Tourist-Informationen Gerolstein, Hillesheim und Stadtkyll. Bitte beachten Sie, dass es sich bei den Druckvorlagen um amtliche Dokumente handelt und die herausgegebene Menge im Meldesystem dokumentiert wird. Nicht mehr verwendbares Papier muss aus Nachweiszwecken wieder an die Touristik GmbH Gerolsteiner Land zurückgegeben werden.
Da mittelfristig das digitale Meldeverfahren für alle Unterkünfte zur Pflicht wird, werden alle in das Meldesystem der Verbandsgemeinde Gerolstein eingepflegt und erhalten einen Systemzugang.
Mit der Inbetriebnahme des Meldesystems Anfang 2024 wurden die Zugangsdaten für das digitale Meldesystem den bereits bekannten Unterkünften bereits per E-Mail durch die Touristik GmbH Gerolsteiner Land zugestellt.
Falls Sie ihre Unterkunft neu für das Meldeverfahren anmelden müssen, übermitteln Sie bitte schriftlich die Kenndaten ihrer Unterkunft an die Touristik GmbH Gerolsteiner Land (meldesystem@gerolsteiner-land.de). Anschließend erhalten Sie ihre Zugangsdaten und eine Anleitung mit den ersten Arbeitsschritten.
Zu den wichtigsten Kenndaten gehören…
- Der Name und die Meldeadresse ihrer Unterkunft
- Ihre Meldeadresse (falls abweichend von der Unterkunftsadresse) und der Name der rechtlich verantwortlichen Person und ggf. Firma für die Rechnungsadresse
- Die Bettenanzahl ihrer Unterkunft
- Ihre Telefonnummer und E-Mailadresse zur Kontaktaufnahme
Falls Sie ihr Passwort vergessen haben, können Sie sich an die Touristik GmbH Gerolsteiner Land wenden. Wir können Ihr Passwort zurücksetzen und Ihnen ein neues zuteilen.
Kontakt: meldesystem@gerolsteiner-land.de | Tel.: 06591 13 3050
Ändern können Sie ihr Passwort über die Schaltfläche „Passwort ändern“ in der oberen Menüleiste des Systems.
Der Meldeschein muss spätestens am Anreisetag eingepflegt werden, da die Gäste sonst keine GeroCard (Gästekarte) erhalten. Gerne können Sie den Meldeschein schon vor Anreise der Gäste einpflegen, sofern Ihnen die nötigen Meldedaten vorliegen.
Nein, bei der Nutzung des digitalen Meldewesens muss kein Abrechnungsformular eingereicht werden. Die Verbandsgemeindeverwaltung zieht sich alle notwendigen Meldedaten ihrer Unterkunft aus dem Meldesystem.
Es findet keine Plausibilitätskontrolle der Namen im digitalen Meldesystem statt, die Meldedaten müssen gesetzeskonform eingetragen werden. Zur Not bleibt die Möglichkeit, die fehlenden Angaben bei Anreise der Gäste in den Meldeschein einzutragen.
Seit dem 02.02.2026 gibt es eine SelfCheck-in-Funktion für ihre Gäste. Hierüber können ihre Gäste ihre Meldedaten schon vor Anreise selbst an das Meldesystem übermitteln und die automatisierte Zustellung ihrer digitalen Gästekarte einleiten. Dafür generieren Sie im AVS System einen Link und senden diesen per Mail an den Gast.
Leider ist eine Kombination beider Meldeverfahren nicht möglich, da es sonst zu Doppelmeldungen kommt. Es muss sich für ein Verfahren entschieden werden.
Fragen zum Meldesystem:
Über die Zuordnung ihrer Gäste zu einer bestimmten Kategorie legen Sie im Meldesystem fest, ob ein Gast als beitragspflichtig oder nicht beitragspflichtig gemeldet wird.
Basierend auf der Beitragssatzung der Verbandsgemeinde Gerolstein können Sie ihre Gäste vier verschiedenen Kategorien zuordnen.
- Erwachsener > Alle Personen ab dem 18. Lebensjahr.
- Kind, Jugendlicher > Alle Personen im Alter von 6-17 Jahren.
- Befreit > Alle Kinder bis 5 Jahre.
- Geschäftsreisende > Alle Personen die aus Geschäfts- und Bildungsgründen reisen.
Unterkünfte, die über ein sogenanntes Property-Management-System (PMS) oder einen Channel-Manager verfügen, können die Buchungsdaten ihrer Gäste direkt über eine Schnittstelleanbindung an das digitale Meldesystem übermitteln.
Wir beraten Sie gerne zu der Schnittstellenanbindung unter meldesystem@gerolsteiner-land.de | Tel.: 0 65 91 13 30 07.
Größere Personengruppen ab 4 Personen können Sie im digitalen Meldesystem unter „Meldeschein anlegen“ über die Auswahloption Gruppenmeldeschein erfassen. Erfassen Sie zuerst die Hauptperson mit allen nötigen Meldedaten und erfassen Sie die Mitreisenden einfach zahlenmäßig über die vorgegebenen Kategorie-Felder. Sie können auch für Gruppen mehrere Gruppenmeldescheine anlegen.
Die Änderung ihrer Stammdaten kann nur durch die Touristik GmbH Gerolsteiner Land erfolgen. Sollten Sie eine Änderung wünschen, melden Sie uns diese bitte unter meldesystem@gerolsteiner-land.de | Tel.: 0 65 91 13 30 50
Fragen zu der GeroCard (Gästekarte) und den Vorteilsheften:
Grundsätzlich hat jede beitragspflichtige Person, die ihren Gästebeitrag bezahlt, ein Anrecht auf eine eigene Gästekarte mit Vorteilsleistungen.
Beitragspflichtige Personen, die ihren Gästebeitrag nicht bezahlen, erhalten keine Gästekarte mit Vorteilsleistungen.
Nichtbeitragspflichtige Personen erhalten ebenfalls keine Gästekarte mit Vorteilsleistungen.
Beim manuellen Meldeverfahren wird eine GeroCard (Gästekarte) pro Meldeschein ausgestellt. Beim digitalen Meldeverfahren erhält jeder Gast in der Regel eine eigene GeroCard (Gästekarte). Sofern Sie im digitalen Meldeverfahren aber als Meldescheintyp den Gruppenmeldeschein auswählen (ist erst ab 4 Personen möglich) erhält die ganze Gruppe nur eine Gästekarte.
Dies sollte an die vorherrschende Situation angepasst werden. Die Anzahl der ausgegebenen Vorteilshefte muss sinnvoll an die jeweilige Gruppenkonstellation angepasst werden.
Beispiel:
Bei einer Familie mit 4 Personen (2 Erwachsene & 2 Kinder) ist davon auszugehen, dass sich dieser Personenverbund während ihres Aufenthaltes die Vorteilsgeber geschlossen zur Einlösung ihrer Vorteilsleistungen aufsuchen. In einem solchen Fall reicht auch die Ausgabe einer Gästekarte mit einem Couponheft aus. Die Vorteilsleistungen werden auch dann allen gästebeitragspflichtigen gewährt, die zu dieser Gruppe gehören.
Ja, alle beitragspflichtigen Personen sind zur Nutzung der Gutscheine berechtigt. Rabatte wie bspw. 10% auf alle Hauptspeisen gelten für alle Personen der Gruppe mit Gästekarte.
Die Vorteile können während des gesamten Aufenthaltes jeweils nur einmal eingelöst werden, dies gilt auch bei Verlängerungen der Aufenthaltsdauer.
Diese erhalten Sie in den drei Tourist-Informationen Gerolstein, Hillesheim und Stadtkyll. Die Ausgabemenge wird dokumentiert.
Ab Frühjahr 2026 wird es keine Printversion des Vorteilsheftes mehr geben! Die Vorteile können dann online eingesehen werden. Mit Vorlage der Gästekarte bei einem Vorteilsgeber wird die Vergünstigung dann anstandslos gewährt.
Jeder Vorteilsgeber ist selbst für die Kontrolle der Vergünstigungen zuständig. Eine Mehrfachnutzung ist nicht gestattet!
Sonstige Fragen:
Die Touristik GmbH Gerolsteiner Land wurde durch die Verbandsgemeindeverwaltung Gerolstein mit der Erhebung aller Unterkunftsbetriebe im Gemeindegebiet beauftragt. Dies ist ein dauerhafter Prozess und wir sind bemüht ALLE Unterkünfte an der Mitwirkungspflicht am Gästebeitrag teilhaben zu lassen. Der Recherche nach Unterkünften sind gewisse Grenzen gesetzt, so dass sich manche Betriebe ihrer Pflicht bislang entziehen.
Das Wissen über solche Unterkunftsbetreiber sollte nicht im Verborgenen kritisiert, sondern im Interesse der Allgemeinheit gemeldet werden. Meldung unter meldesystem@gerolsteiner-land.de | Tel.: 0 65 91 13 30 50.